Wissen systematisch weitergeben

Rund ein Viertel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst wird in den kommenden zehn Jahren in den Ruhestand gehen. Dadurch droht nicht nur ein Mangel an Fachkräften - Unternehmen und Einrichtungen sollten auch rechtzeitig damit beginnen, das Wissen zu sichern, über das ältere Mitarbeitende verfügen. Wie der Wissenstransfer gelingen kann, zeigt ein Beitrag in der neuen Ausgabe von top eins.

Arbeitsschritte dokumentieren

Leicht fällt die Wissensweitergabe, wenn es sich um Informationen handelt, die sich gut dokumentieren und beschreiben lassen, wie zum Beispiel der Ablauf einzelner Arbeitsschritte. Schwieriger wird es bei persönlichen Erfahrungen. "Das kann man sich vorstellen wie beim Fahrradfahren. Man weiß irgendwann, wie es geht, kann es aber nur schwer erklären oder aufschreiben", sagt Dr. Annekatrin Wetzstein, Leiterin der Abteilung "Themenentwicklung und Praxistransfer" beim Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG).

Um auch dieses implizite Wissen zu erhalten und weiterzugeben, braucht es ein aktives Wissensmanagement. Dazu gehört es, passende Datenbanken anzulegen und eine klare Systematik für die Dokumente und Dateien vorzugeben. In einer solchen Datenbank sollten Aufgaben und Projekte systematisch erfasst werden.

Mit Job-Rotation Wissen streuen

Eine weitere Möglichkeit, die Weitergabe von Wissen zu ermöglichen, liegt in persönlichen Austauschformaten. Diese tragen dazu bei, das Wissen über bestimmte Vorgänge breiter in Unternehmen und Einrichtungen zu streuen. Darauf zahlen auch Maßnahmen wie Job-Rotation ein. Dabei wechseln Beschäftigte innerhalb einer Abteilung in vorgegebenen Intervallen die Aufgabenbereiche und erlernen so neue Techniken und Wissen über das Zusammenspiel verschiedener Aufgabenbereiche.

Steht ein Personalwechsel an, sollten ausführliche Gespräche zwischen der Person, die das Unternehmen verlässt, sowie der Nachfolgerin oder dem Nachfolger organisiert werden. Auch hilft es für den Wissenstransfer, wenn die alte und neue verantwortliche Person anstehende Aufgaben eine Zeit lang gemeinsam erledigen.

Diese und weitere Tipps hält ein Beitrag von top eins bereit.

Über „top eins“

"top eins" bietet praxisrelevante Informationen und Tipps für Führungskräfte im öffentlichen Dienst. Das Magazin erscheint viermal im Jahr und wird von bestimmten Unfallkassen kostenfrei an die bei ihnen versicherten Einrichtungen geschickt. Weitere Interviews, Hintergrundartikel und Neuigkeiten zu spannenden Themen erhalten Führungskräfte auf topeins.dguv.de.